Như đã giới thiệu trong chương II, các công cụ của một hệ QTCSDL quan hệ cho phép thực hiện các việc: tạo lập, cập nhật và khai thác CSDL.
1. Tạo lập cơ sở dữ liệu
• Tạo bảng
Việc đầu tiên để tạo lập một CSDL quan hệ là tạo ra một hay nhiều bảng. Để thực hiện điều đó, cần phải xác định và khai báo cấu trúc bảng, bao gồm:
- Đặt tên các trường;
- Chỉ định kiểu dữ liệu cho mỗi trường;
- Khai báo kích thước của trường.
Một ví dụ về giao diện để tạo bảng được cho trong hình 75.
Hình 75. Ví dụ về giao diện tạo bảng trong Access
- Chọn khoá chính cho bảng bằng cách để hệ QTCSDL tự động chọn hoặc ta xác định khoá thích hợp trong các khoá của bảng.
- Đặt tên bảng và lưu cấu trúc bảng.
- Tạo liên kết giữa các bảng bằng cách xác định các trường chung trong các bảng. Liên kết giúp hệ QTCSDL biết kết nối các bảng như thế nào để phục vụ việc kết xuất thông tin.
Ngoài ra, như đã được giới thiệu ở chương II, các hệ QTCSDL đều cho phép thay đổi cấu trúc bảng, thay đổi khoá chính và xoá bảng,...
2. Cập nhật dữ liệu
Sau khi cấu trúc bảng đã được tạo, có thể nhập dữ liệu cho bảng. Thông thường việc cập nhật dữ liệu được thực hiện từ bàn phím. Quá trình cập nhật dữ liệu được hệ QTCSDL kiểm soát để đảm bảo các ràng buộc toàn vẹn.
Phần lớn các hệ QTCSDL cho phép tạo ra biểu mẫu nhập dữ liệu (h. 76) để làm cho công việc nhập dữ liệu trở nên dễ dàng hơn, nhanh hơn và hạn chế bớt khả năng nhầm lẫn.
Hình 76. Biểu mẫu nhập dữ liệu trong hệ QTCSDL Foxpro
Dữ liệu nhập vào có thể được chỉnh sửa, thêm, xoá:
- Thêm bản ghi bằng cách bổ sung một hoặc một vài bộ dữ liệu vào bảng.
- Chỉnh sửa dữ liệu là việc thay đổi các giá trị của một vài thuộc tính của một bộ mà không phải thay đổi toàn bộ giá trị các thuộc tính còn lại của bộ đó.
- Xoá bản ghi là việc xoá một hoặc một số bộ của bảng.
3. Khai thác cơ sở dữ liệu
a) Sắp xếp các bản ghi
Một trong những việc mà một hệ QTCSDL thường phải thực hiện là tổ chức hoặc cung cấp phương tiện truy cập các bản ghi theo một trình tự nào đó. Ta có thể hiển thị trên màn hình hay in ra các bản ghi theo trình tự này. Các bản ghi có thể được sắp xếp theo nội dung của một hay nhiều trường.
Hình 77. Dữ liệu được sắp xếp tên theo bảng chữ cái
Ví dụ, có thể xếp danh sách học sinh theo bảng chữ cái của trường tên (Ten) (h. 77), hoặc theo thứ tự giảm dần của ngày sinh (NgSinh).
b) Truy vấn cơ sở dữ liệu
Truy vấn là một phát biểu thể hiện yêu cầu của người dùng. Truy vấn mô tả các dữ liệu và thiết đặt các tiêu chí để hệ QTCSDL có thể thu thập dữ liệu thích hợp. Nói một cách khác, đó là một dạng lọc, có khả năng thu thập thông tin từ nhiều bảng trong một CSDL quan hệ.
Chẳng hạn, khi khai thác CSDL thư viện, người thủ thư có thể tạo ra truy vấn để liệt kê danh sách học sinh mượn sách quá hạn. Danh sách này kèm theo các thông tin liên quan như tên sách đã mượn, ngày mượn,...
Để phục vụ được việc truy vấn CSDL, thông thường các hệ QTCSDL cho phép nhập các biểu thức hay các tiêu chí nhằm các mục đích sau:
- Định vị các bản ghi;
- Thiết lập liên kết giữa các bảng để kết xuất thông tin;
- Liệt kê một tập con các bản ghi hoặc tập con các trường;
- Thực hiện các phép toán;
- Thực hiện các thao tác quản lí dữ liệu khác.
Hệ QTCSDL quan hệ hỗ trợ việc khai báo truy vấn qua các cửa sổ với hệ thống bảng chọn thích hợp. Trong đó, ta có thể chọn các bảng và các cột thuộc tính liên quan đến dữ liệu cần cho truy vấn.
SQL là một công cụ mạnh trong các hệ QTCSDL quan hệ thông dụng hiện nay. Nó cho phép người dùng thể hiện truy vấn mà không cần biết nhiều về cấu trúc CSDL.
c) Xem dữ liệu
Thông thường các hệ QTCSDL cung cấp nhiều cách xem dữ liệu:
- Có thể xem toàn bộ bảng, tuy nhiên với những bảng có nhiều trường và kích thước trường lớn thì việc xem toàn bộ bảng khó thực hiện, màn hình chỉ có thể hiển thị một phần của bảng.
- Có thể dùng công cụ lọc dữ liệu để xem một tập con các bản ghi hoặc một số trường trong một bảng.
Hình 78. Lọc ra các học sinh nam là đoàn viên
- Các hệ QTCSDL quan hệ quen thuộc cũng cho phép tạo ra các biểu mẫu để xem các bản ghi. Các biểu mẫu này giống với các biểu mẫu nhập dữ liệu về mặt thiết kế, chỉ khác là chúng được sử dụng để hiển thị dữ liệu sẵn có chứ không phải để tiếp nhận dữ liệu mới. Ta có thể tạo ra các chế độ hiển thị dữ liệu đơn giản, dễ hiểu, chỉ hiển thị mỗi lần một bản ghi. Dùng các biểu mẫu phức tạp có thể hiển thị các thông tin có liên quan được kết xuất từ nhiều bảng.
d) Kết xuất báo cáo
Thông tin trong một báo cáo được thu thập bằng cách tập hợp dữ liệu theo các tiêu chí do người dùng đặt ra. Báo cáo thường được in ra hay hiển thị trên màn hình theo khuôn mẫu định sẵn. Cũng như biểu mẫu, báo cáo có thể xây dựng dựa trên các truy vấn.
Báo cáo có thể đơn giản là danh sách một số bản ghi, cũng có thể được định dạng phức tạp hơn, chẳng hạn báo cáo thống kê kết quả môn Toán của học sinh lớp 12A có thể có định dạng như hình 79.
Hình 79. Ví dụ một báo cáo
CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP
1. Hãy nêu một công việc (trong gia đình hay xã hội) có thể dùng máy tính để quản lí.
2. Trong bài toán quản lí ở câu hỏi 1, hãy cho biết đối tượng cản quản lí và thông tin cần lưu trữ.
3. Khi nào thông tin trong CSDL nói trên cần được cập nhật và cập nhật những gì?
4. Khi nào cần kết xuất thông tin tù CSDL nói trên và những thông fin nào được kết xuất? Hãy phác thảo một số mẫu báo cáo cản có.
5. Hãy cho một số ví dụ về truy vấn phục vụ cho việc kết xuất thông tin ở bài toán này.
