1. Khái niệm
Trong bài trước, ta đã làm quen với các thao tác trực tiếp với bảng trong trang dữ liệu. Ngoài cách nhập dữ liệu trực tiếp, còn cách khác thông dụng hơn, đó chính là sử dụng biểu mẫu.
Biểu mẫu là một loại đối tượng trong Access được thiết kế để:
- Hiển thị dữ liệu trong bảng dưới dạng thuận tiện để xem, nhập và sửa dữ liệu.
- Thực hiện các thao tác thông qua các nút lệnh (do người thiết kế tạo ra).
Trong đó chức năng hiển thị và nhập dữ liệu được sử dụng nhiều hơn cả.
Chú ý : Do chưa học về mẫu hỏi nên các biểu mẫu mà ta xét ở đây chỉ dựa trên các bảng. Tuy nhiên dữ liệu nguồn cho biểu mẫu cũng có thể là mẫu hỏi.
Một bảng hiển thị nhiều bản ghi cùng lúc thành các hàng và cột, còn biểu mẫu thường hiển thị từng bản ghi.
Để làm việc với biểu mẫu, chọn Forms trong bảng chọn đối tượng (h. 35).
Hình 35. Cửa sổ CSDL QuanLi_HS với trang biểu mẫu
2. Tạo biểu mẫu mới
Dưới đây là hai cách tạo biểu mẫu mới:
- Cách 1: Nháy đúp vào Create form in Design view để tự thiết kế biểu mẫu.
- Cách 2: Nháy đúp vào Create form by using wizard để dùng thuật sĩ.
Cũng có thể kết hợp cả việc dùng thuật sĩ và tự thiết kế để tạo biểu mẫu. Dưới đây chúng ta xét cách làm này.
1. Nháy đúp Create form by using wizard;
2. Trong hộp thoại Form Wizard (h. 36):
- Chọn bảng (hoặc mẫu hỏi) từ ô Tables/Queries;
- Chọn các trường đưa vào biểu mẫu từ ô Available Fields,
- Nháy Next để tiếp tục.
Hình 36. Tạo biểu mẫu dùng thuật sĩ
Trong các bước tiếp theo, chọn cách bố trí biểu mẫu (h. 37), chẳng hạn dạng Cột (Columnar) rồi chọn kiểu cho biểu mẫu (h. 38), chẳng hạn kiểu Chuẩn (Standard).
Hình 37. Chọn cách bố trí biểu mẫu
Hình 38. Chọn kiểu biểu mẫu
Trong bước cuối cùng, có thể gõ tên cho biểu mẫu (h. 39). Chọn Open the form to view or enter information để xem hoặc nhập dữ liệu hoặc chọn Modify the form's design để sửa thiết kế biểu mẫu. Cuối cùng nhảy Finish. Ta được biểu mẫu dạng cột có dạng như hình 40.
Hình 39. Đặt tên biểu mẫu
Hình 40. Biểu mẫu được tạo ra
Chỉnh sửa biểu mẫu trong chế độ thiết kế
Ta chuyển sang chế độ thiết kế (h. 41) để thay đổi hình thức biểu mẫu.
Hình 41. Biểu mẫu trong chế độ thiết kế
Tại đây ta có thể thực hiện.
- Thay đổi nội dung các tiêu để;
- Sử dụng phòng chữ tiếng Việt;
- Thay đổi kích thước trường (thực hiện khi con trỏ có dạng mũi tên hai đầu như các hình 42a và 42b);
- Di chuyển các trường (thực hiện khi con trỏ có dạng bàn tay như hình 42c),...
Hình 42. Một số ví dụ chỉnh sửa thiết kế biểu mẫu
Sau khi thay đổi, nháy nút 
để lưu biểu mẫu.
3. Các chế độ làm việc với biểu mẫu
Cũng như với bảng, có thể làm việc với biểu mẫu trong nhiều chế độ khác nhau.
Dưới đây chúng ta xét kĩ hơn hai chế độ làm việc với biểu mẫu thường dùng là chế độ biểu mẫu và chế độ thiết kế.
a) Biểu mẫu trong chế độ biểu mẫu
b) Biểu mẫu trong chế độ thiết kế
Hình 43
Chế độ biểu mẫu
Biểu mẫu trong chế độ này thường có giao diện thân thiện và thường được sử dụng để cập nhật dữ liệu (h. 43a).
Để làm việc trong chế độ biểu mẫu, thực hiện:
- Cách 1: Nháy đúp chuột lên tên biểu mẫu.
- Cách 2: Chọn biểu mẫu rồi nháy nút
. - Cách 3: Nháy nút
nếu đang ở chế độ thiết kế.
Việc cập nhật dữ liệu trong biểu mẫu thực chất là cập nhật dữ liệu trên bảng dữ liệu nguồn.
Chế độ biểu mẫu cũng cho phép thực hiện các thao tác tìm kiếm, lọc, sắp xếp thông tin giống như làm việc với bảng.
Chế độ thiết kế
Trong chế độ thiết kế (h. 43b), ta có thể thiết kế mới, xem hay sửa đổi thiết kế cũ của biểu mẫu.
Để làm việc trong chế độ thiết kế, thực hiện:
- Cách 1: Chọn biểu mẫu rồi nháy nút
- Cách 2: Nháy nút
nếu đang ở chế độ biểu mẫu. Một số thao tác có thể thực hiện trong chế độ thiết kế: - Thêm/bớt, thay đổi vị trí, kích thước các trường dữ liệu;
- Định dạng phông chữ cho các trường dữ liệu và các tiêu đề;
- Tạo những nút lệnh (đóng biểu mẫu, chuyển đến bản ghi đầu, bản ghi cuối,...) để người dùng thao tác với dữ liệu thuận tiện hơn.
CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP
1. Hãy cho biết sự khác nhau giữa chế độ biểu mẫu và chế độ thiết kế của biểu mẫu.
2. Hãy nêu thứ tự các thao tác tạo biểu mẫu bằng thuật sĩ.
3. Hãy nêu các bước tạo biểu mẫu để nhập và sửa thông tin cho mỗi học sinh.
